在診所的日常營運中， 「排班」不僅是一張時間表，它更是直接牽動營運成本、服務品質與員工滿意度的核心樞紐。然而，許多診所管理者仍依賴傳統的Excel甚至紙本作業，憑藉「經驗」和「感覺」來配置人力。這種方式不僅耗時費力，更隱藏著人力浪費、成本失控、甚至違反勞基法的巨大風險。
您是否也面臨以下診所管理挑戰：
- 月底才發現，某位員工的加班費高得嚇人？
- 尖峰時段櫃檯總是人滿為患，才驚覺人力配置不足？
- 排班時，總要反覆核對假單和醫師診次，深怕一不小心就出錯？
Meditruss人資模組的核心價值，就是將診所從「憑感覺」的管理模式，提升到「數據驅動決策」的全新層次。其強大的「數據報表」與「排班統計」功能，就像一個黃金羅盤，將繁雜的人力數據轉化為清晰直觀的洞察，引導管理者做出最優決策。
本文將深入探討排班人員最重視的「排班統計」，並舉出實際應用案例，說明系統到底抓出了「什麼資料」，以及這些資料如何幫助管理者解決問題。
一、排班統計：不只是時間表，更是「即時人力儀表板」
「排班統計」功能，徹底顛覆了傳統排班「排完才算數」的被動模式。它在排班人員正在排班當下，就提供即時更新的統計，讓管理者在決策的「事前」就能預見結果。
就提供了一個即時更新的「人力儀表板」，讓管理者在決策的「事前」就能預見結果。
【實際應用案例：人資主管的「策略性排班」】
情境： 主管是某間中型牙醫診所的人資，他正在排定下個月的班表。診所有15位助理，需支援5位醫師，並分為「櫃檯」、「跟診」、「消毒」三種崗位。
過去的痛點： 主管只能憑經驗，先排定所有人的班，再手動計算每個人的時數和休假，常常在排完後才發現A助理時數爆表、B助理休假撞期、C崗位人力不足，然後又得全部重來。
使用系統： 現在，主管在排班介面每做一個「拖曳」的動作，系統的「排班統計」功能都會即時更新以下關鍵數據：
1. 關鍵數據一：員工「總工時」與「加班時數」預估
- 系統抓什麼資料？
系統自動加總李主管為每位員工排定的所有班別時數（例如：早班 8 小時、全日班 9 小時），並與該員工的「法定工時」與「應上工時」進行即時比對。
- 如何幫助決策？
案例一（避免超時）：李主管在排班過程中，發現 A 助理的「預排總工時」已達 170 小時，接近法定上限。儀表板會以紅色警示顯示。李主管立刻停止增加A助理的班，轉而將班次分配給工時尚有餘裕的 B 助理。
- 決策價值：在事前就避免了高額加班費的產生，並確保100%符合勞基法，杜絕了超時工作的法律風險。
1. 關鍵數據一：員工「總工時」與「加班時數」即時統計
- 系統抓什麼資料？
系統自動加總每位員工當月排定的所有班別時數，並即時比對該員工的「應上工時（目標工時） 」 。
- 如何幫助決策？
案例一：
主管在排班過程中，透過統計數據發現 A 助理的「已排班時數」已超過應上時數，若再排班將產生額外的加班費成本。主管隨即調整策略，將剩餘班次分配給時數尚未達標的 B 助理。
- 決策價值：
在班表發布前，就能預視並控制人事成本，避免因人工計算疏忽而產生不必要的加班費，同時確保團隊工作量的分配平均。
2. 關鍵數據二：「崗位人力」的精準指派與統計基礎
- 系統抓什麼資料？
系統提供高度彈性，讓診所能自訂並新增多個崗位位置（例如：櫃檯、跟診、消毒、器械準備等）。在排班的視覺化介面中，排班人員可以直接將員工拖曳至班表上指定的崗位位置。系統會在後台精確記錄並統計每位員工在不同崗位上累計的服務時數。
-如何幫助決策？
案例二：
主管正在規劃下個月的班表，他需要確保關鍵的手術時段有最合適的助理支援。例如，他知道週三下午有一台重要的植牙手術，需要最資深的助理 A 搭配王醫師。主管會直接在班表上找到王醫師週三下午的診次，並將助理 A 拖曳至該診次的「跟診」崗位。同時，若櫃檯有空缺，他也會將另一位助理 B 拖曳至「櫃檯」崗位。
- 決策價值：
這種可視化且直覺的崗位指派功能，讓主管能在排班規劃當下，根據醫師的特定需求、手術排程、或員工的專長，精確地為每一位員工安排到最合適的崗位。月底時，人資或會計部門可以從系統後台調閱報表，明確查看助理 A 本月在「跟診崗位」的累計時數，確保薪資發放的公平性與透明度，同時也為員工的專業發展與績效考核提供量化數據。
3. 關鍵數據三：「假別狀態」與「人力衝突」警示
- 系統抓什麼資料？
無紙化請假功能，系統會抓取所有已核准的「特休」、「病假」等紀錄，清楚顯示在當日上方。
- 如何幫助決策？
案例三：
李主管忘記人員請假，故將 C 助理排入週五早診，但系統立刻跳出「衝突警示：此人員該天有請假！」
- 決策價值：
主管馬上停止此操作，避免了「排了班卻沒人來」的窘境。他轉而協調 D 助理調班支援，確保了當天的人力穩定，無需在事發當下才緊急找人代班。
透過「排班統計」，主管從一個被動的「排班員」，轉型為一個主動的「人力策略家」。他不再是「填滿格子」，而是在數據儀表板的指引下，策略性地「配置」人力資源，同時兼顧了成本、效率與合規性。
二、不只排班：數據報表如何貫穿人資管理全貌？
Meditruss數據報表價值，不僅止於排班。它將人資模組中所有零散的數據點（打卡、請假、薪資、休假）串聯起來，生成更具深度的管理洞察。
1. 出缺勤分析報表：抓出隱形的效率殺手
- 系統抓什麼資料？
彙整所有員工的「打卡紀錄」，並與「班表」比對，自動生成「遲到」、「早退」、「出勤異常」統計報表。
- 如何幫助決策？
案例： 診所院長發現，某位員工的「遲到次數」在過去三個月內顯著增加。院長可以主動關懷該員工是否遇到困難，或適時進行績效面談，在問題擴大前及時介入。
- 決策價值：
將「出勤」從單純的扣薪依據，轉化為「員工關懷」與「績效管理」的客觀數據。
2. 假別統計報表：精準管理特休結算與員工休假概況
- 系統抓什麼資料？
系統的「特補休管理」功能，會為每位員工建立詳盡的休假台帳，自動記錄其到職日、年資、已發特休、已使用及剩餘天數。同時，系統支援「週年」、「歷年」等多種特休發放設定，並提供「換錢」或「延後」的彈性結算選項
- 如何幫助決策？
- 案例：特休結算與財務規劃
在每位員工的「特補休管理」介面中，管理職層可以清楚查看每位員工的「剩餘特休總計」及「快到期」的特休狀態。當系統顯示某位員工的特休即將到期時，人資主管李經理會主動與該員工協商溝通，確認是排休使用、選擇將未休畢的特休天數結清換錢，或是經雙方同意後遞延至次一年度。若員工未排休，且未選擇遞延，系統將依預設自動在結算日產生「未休假工資代金」。
- 決策價值：
這使得診所能精確掌控每位員工的特休結算狀況，並透過管理職層的預先溝通與規劃，有效避免因特休未休導致的突發性成本支出，確保診所財務規劃的穩定性。同時，確保特休結算流程符合勞基法「勞雇雙方協商同意」的原則，提升員工對休假福利管理的滿意度與透明感。
2. 特補休管理與結算：管理特休制度與結算
- 系統抓什麼資料？
- 制度自動給假： 系統支援「週年制」與「歷年制」切換。會依據診所選用的制度，自動判讀員工年資與到職日，自動發放正確的特休天數。
- 彈性結算選項： 針對年度未休畢之天數，系統提供「折算工資」或「遞延使用」的處理機制，讓管理者於進行結算作業時，能依需求選擇對應的處理方式。
- 如何幫助決策？
案例：每位員工的特休狀況在系統中一目瞭然。當特休週期即將結束時，主管可依據與員工確認的結果，在系統中執行結算作業。
系統賦予主管高度的彈性：若員工選擇換錢，主管可選取「折算工資」，系統即記錄該筆帳務；若雙方同意延後，則選取「遞延」，天數即自動展延至下一年度。
- 決策價值：
這套機制解決了傳統紙本紀錄難以同時應對「自動算假」與「彈性結算」的困擾。診所不僅能確保給假天數精準無誤，在面對特休未休的處理上，也能透過系統留存完整的「折現」或「遞延」紀錄，確保勞資雙方的權益與帳務清晰透明。
3. 薪資結構分析報表：精準掌控人力成本
- 系統抓什麼資料？
整合「薪資結算」，自動彙整每位員工的「本薪」、「津貼」、「獎金」、「加班費」、「勞健保」等數據。
- 如何幫助決策？
案例： 院長在檢視月報表時，發現「加班費」佔「總薪資成本」的比例連續三個月攀升。
- 決策價值：
這讓院長回頭檢視「排班統計」與「出缺勤分析」，找出是「排班不均」、「人力不足」還是「特定時段常態性加班」。基於這些數據，他可以決定是該「優化排班流程」、「增聘人力」，還是「調整看診預約量」，從而做出最精準的成本控制決策。
結論：數據報表，是診所精實管理的唯一途徑
在現代診所管理中，「數據」就是黃金。
它讓管理者在問題發生「之前」（如排班統計）就能預見並防止；在問題發生「當下」（如出勤異常）就能即時掌握；在問題發生「之後」（如薪資/假別報表）能深入分析並找到根源。
告別「憑感覺」的猜測，擁抱「數據驅動」的精準決策。Meditruss提供的不再只是一套軟體，而是一套科學化的管理思維，是協助您的診所在激烈競爭中，實現精實管理、優化成本、提升效率的最佳夥伴。
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